提升效率一直是製作報告、週會、下班時間安排上，大家在談論的重點，但又有多少人掌握職場技巧，為自己騰出更多時間呢？拿會議用簡報來說，這可能是殺死你時間的重要罪魁禍首。試想看看以下情況，是不是你的親身經歷，或是在辦公室有過的觀察。明天又到了每週例會的時間，不少人在談論：「今天晚上還要加班準備明天會議的簡報 …」、「欸，你覺得我還要補什麼素材點綴畫面嗎？這個圖跟這個邊線有對稱嗎？」、「放這麼多照片和圖表，老闆應該就知道我這禮拜有多忙了吧？」
這時忙到晚上十一點的你，信誓旦旦地按下儲存鍵，心想終於完成了！明天的會議肯定一切順利。沒想到到了隔天的會議，老闆不但沒有體恤你昨晚製作華美簡報的功勞與工作的辛苦，反倒失神地說著：「可不可以直接跳到重點？」、「你這一頁擺社群追蹤者數量的成長代表什麼？」
想必前一天晚上，放棄健身課、與朋友的聚餐、與情人一起看影集的時間，把簡報做的豐富華美的你，一定很不是滋味，心想：「老闆，你是沒看清楚我這簡報做得有多認真嗎？」
不曉得上述的情況是不是你的親身體驗，還是在同個辦公室中觀察到的現象。如果是的話，以下我想跟你分享一個能夠提高你工作效率，又能在會議或是與他人的協作過程中，高效溝通與合作的方法，就是：「掌握一面 A4 的 Google Docs 高效報告法」。
在這裡我並不是說 PPT 沒有用，而是應該是情況與工作流程線的所在點，決定當下應該使用 Google docs 來陳述案子，還是使用 PPT。
以下我將會分兩種情境來說明如何判別你該使用一面 Google Docs 來報告即可，還是使用 PPT 簡報。
【週會報告】 能用一面 A4 交代的工作進度就用一面 A4，節省大家的時間，說跟大家有關的事
若一面 A4 紙能交代完畢的事情，為什麼需要用到 5 – 10 面精美的簡報？若是一面 A4 搭配敘述句能夠清楚陳述事件的事情，為什麼需要各式各樣圖片加上看不懂的 bullet point 讓與會者猜測你的含義？與其花時間思考每次會議上要用哪種排版呈現這週的工作進度報告，不如把時間花在思考：「怎樣的口條陳述搭配敘述性文字，可以讓與會者清楚的知道你的工作狀況、和他們相關的內容」
我會建議你的週會報告只要涵蓋以下幾點即可：
- 你的工作進度
- 你工作中遇到的問題
- 預計的問題解方、需要其他人協助的部分
- 下一步的計劃
並且開始練習讓自己能在 5 – 10 分鐘內，陳述完上述四點。相信週會若按照這四個象限做報告，不會需要你花到一個晚上的時間來準備，只要讓人在有限的心智專注時間下，能夠掌握你的資訊即可。且這種方法的效能不僅能幫助你節省時間，你還會發現你在會議上被主管或同事質疑的次數變少了。（人傾向在自己面對過多資訊，煩躁且不清楚的情況下提出質疑，而過於精美且複雜的簡報，就是原兇）
但相信有些讀者會說：「但若是我的工作內容需要陳列數據呢？或是我是行銷職，工作如果有視覺 Sample 需要呈現呢？」在這種情況下，我會規範自己和同組夥伴只用五頁簡報來交代欲報告的事項，其中可以分為：
- 你的工作進度
- 關鍵數據 & 一句話說明洞察
- 關鍵視覺 Sample & 一句話說明洞察
- 進度、數據、視覺遇到的問題 & 想到的解方 & 需要他人的協助
- 下一步的計劃
注意這邊的分類，雖然我把關鍵數據和關鍵視覺 Sample 各自給予了一面，但不是把所有數據或視覺素材都貼滿簡報，而是把最「關鍵」的部分陳列出來即可，什麼數據是跟你工作進度、與會者最有關係？什麼視覺素材是老闆或夥伴做需要知道的？只要提出重點即可。
在這樣的報告安排下，不管是用 A4 Google Docs 來呈現，或是 5 面的精簡簡報，你不僅每週可以用同樣的模板準備進度報告，省去原本可能要花一個晚上的準備時間，還可以在 10 分鐘內讓其他人知道你的重點，減少其他與會者對你的簡報設計指指點點的機會。
【協同合作】 同組別的夥伴，不要浪費時間做內部溝通用簡報，你應該確保內部溝通精簡、清楚、俐落，把時間用在與外部不熟悉利害關係人的溝通文件上
與自己部門或下屬的溝通，也要掌握 1 面 A4 紙內 搭配 10 分鐘的會議原則，在彼此因為是同組別或是下級關係這種平常彼此就熟悉的前提下，不要浪費時間製作彼此溝通用的簡報，應該要把時間用於與外部不熟悉利害關係人的合作溝通上。
以自身的例子說明，我有帶一位設計師，我會根據每次派給他的任務性質不同，分批給他需要報告內容的方式。
好比說，今天我需要他搜集 Dcard 上的熱門話題，並從中思考可以運用在自家社群行銷活動的方案，因為這是初步腦力激盪，我希望他多花時間在資料搜集與思考，而不是美化 PPT，因此直接規範他在提交想法的報告上，只需要在一面 A4 完成即可，並在這一面 A4 中分為：找到的洞察、根據洞察想到的創意做分類就好。
接著在他根據提交報告中做的陳述，再討論哪些想法值得深化，並將該想法落實於 PPT 中，做視覺範例的呈現，讓其他利害關係人知道下一步該怎麼協作。
讀者可以注意到，上方的溝通流程中，若是在不確定性仍高、屬於腦力激盪的階段，我並不會鼓勵夥伴直接使用 PPT 的方式做為溝通工具，一來是時間成本太高，二來是希望夥伴可以把精力專注在創意發想上，並藉由重點文字、口述說明自身的想法。
但若進入到確定選題，需要 其他不熟悉的利害關係人 共同實踐創意時，可能就需要 PPT 的協助，讓創意在分頁的 PPT 中具體化，使其他厲害關係人能夠理解我們腦中的畫面，進而建構創意。
希望各位在職場上工作的夥伴，不要再被簡報制約了，雖然從小電腦課，老師就教導我們怎麼把簡報美編的精美，但真正要你花時間的不應該是美編簡報，應該是判別你所屬的會議類型、你共事的夥伴對象、簡報溝通的目的，來決定使用的文件類型。能夠使用一面 A4 Google Docs 溝通的會議就用一面 Google Docs，你會發現你將省去 3 個小時的簡報美編時間，溝通也會變得直接且俐落。
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